Facture dématérialisée : la normalisation des données légales BtoB commence avec DQE

La facturation électronique dans les échanges entre entreprises françaises assujetties à la TVA va se déployer dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, puis à toutes progressivement jusqu’en 2026. Ses principaux objectifs : des gains de simplification dans la chaîne de facturation et la collecte de la TVA.

Les obligations associées prévoient un échange digital des factures via des plateformes partenaires de dématérialisation qui adressent, contrôlent et reçoivent les factures. Autre exigence : un même format normalisé pour toutes les factures, qu’elles soient sortantes (capacité à émettre des factures conformes) ou entrantes (capacité à intégrer des factures normalisées dans les systèmes internes).

Données légales : quelles mentions obligatoires dans la facture dématérialisée ?

Pour se mettre en conformité, les entreprises doivent maîtriser plusieurs champs de données sur le vendeur ou l’acheteur dans les factures, selon qu’elles les émettent ou les reçoivent. Outre le numéro unique de facture, la date de prestation/vente et les informations de la transaction, les entreprises doivent aussi normaliser plusieurs données légales :

• Les factures doivent mentionner la dénomination sociale de l’acheteur et du vendeur, l’adresse de leur siège social, leur numéro de TVA.
• Pour les clients (acheteurs) : son adresse de livraison et son adresse de facturation si elle diffère.
• Pour les prestataires (vendeurs) : SIREN ou SIRET, forme juridique, capital social, RCS et ville de greffe d’immatriculation pour les commerçants, numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation pour les artisans.

Les entreprises devront facturer sans erreur de libellé, faute de quoi la facture sera bloquée par la plateforme de dématérialisation. Le numéro SIRET est crucial : les entreprises devront disposer d’un fichier tiers associant de manière certaine les numéros de SIRET avec la dénomination de chaque entité concernée.

Comment DQE permet de maîtriser les données légales de la facture dématérialisée ?

Les données légales des entreprises s’avèrent complexes et évoluent vite. Sachant qu’en moyenne, 59 entreprises changent d’adresse toutes les heures, leur collecte, leur mise en qualité et leur actualisation sont particulièrement exigeantes !

Dans ce cadre, les solutions de DQE savent normaliser et enrichir les données légales d’entreprise en mode curatif dans les bases, ainsi qu’en temps réel à la saisie pour répondre aux obligations de la facture dématérialisée :

• Mise en conformité des bases BtoB existantes : contrôle de la validité des données enregistrées, redressement des données invalides, enrichissement des données manquantes à partir du SIRET ou de la raison sociale de l’entreprise,
• Surveillance des changements et actualisation des SIRET,
• Normalisation des adresses postales et possibilité de planifier des traitements récurrents afin de maintenir en qualité les données dans le temps,
• Mise en conformité en temps réel des nouvelles saisies et autocomplétion des champs d’informations légales par simple appel du SIRET ou de la raison sociale de l’entreprise, pour garantir l’embasement de données conformes à la facture dématérialisée,
• Déduplication pour éliminer les doublons, identifier précisément chaque entreprise (notamment différencier maison mère et filiales), et assurer une labellisation et un adressage fiables des factures.

Conçues pour un déploiement simple et rapide, les solutions de DQE offrent en prime une intégration native par connecteurs dédiés aux principaux outils métier du marché, notamment en environnement Salesforce et Microsoft. Les utilisateurs ont ainsi accès en toute facilité à leurs fonctionnalités de pointe de Data Quality dans leur environnement de travail habituel.